Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Toimintaterapia Amiko

Osoite: Keskuskatu 7, 39700 Parkano

y-tunnus: 2607518-2

2. Yhteyshenkilö

Nimi: Anna-Maria Koskela

Osoite: Keskuskatu 7

39700 Parkano

Sähköposti: toimintaterapia.amiko@gmail.com

Puhelinnumero: 045 182 1412

Tietosuojavastaava: Anna-Maria Koskela

3. Rekisterin nimi

Toimintaterapia Amikon asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitusToimintaterapia Amikon henkilötietojen käsittely ja käyttötarkoitus perustuu asiakkaita ja yhteistyökumppaneita varten tehtävään palveluun. Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkuus- tai sopimussuhteeseen tai rekisteröidyn suostumukseen. Asiakas- ja yhteistyökumppanirekisterin avulla hoidetaan palvelun toteuttamisen lisäksi sopimus- ja lakisääteisiä velvoitteita, yhteydenpitoa, tiedottamista sekä Toimintaterapia Amikon tietosuoja- ja tietoturvatoiminnan kehittämistä.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin merkitään oleelliset tiedot kunkin asiakkaan osalta, sekä mahdollisia henkilötietoja myös yhteistyökumppaneista.

Rekisteröidystä voidaan tallentaa:

- nimi ja tarpeelliset yhteystiedot kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

- asiakassuhteessa olevien läheisten nimi ja yhteystiedot, sekä perhesuhteet

- syntymäaika tai henkilötunnus

- kuntoutussuunnitelma, lähete, maksusitoumus ja asiakkaan toimittamat tiedot aiemmista hoidoista ja tutkimuksista

- sopimuksen ja suunnitelman yksilöidyt tiedot, terapiapalaute ja harjoitteluohjeet

- tiedot asiakkaalle tarjotusta palvelusta sekä niiden raportoinnista ja laskuttamisesta

- rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn tai muun sopimussuhteen hoitamiseksi tarpeellisen tahon väliset viestit, kommentit ja aineistot, suostumukset, kiellot ja asiakaspalautteet, terveystiedot ja asiakkaan ilmoittamat mahdolliset sairaudet ja allergiat sekä valokuvat

Säilytämme käyttäjien henkilötietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan sitä tarkoitusta varten, jota ne kerättiin tai lain salliman enimmäisajan.

Asiakkuudet kirjataan Diarium-potilastietojärjestelmään.

6. Säännönmukaiset tietolähteetRekisteriin talletettavat tiedot muodostuvat asiakassuhteen aikana saadusta informaatiosta, joka muodostuu rekisteröidyltä itseltään, vanhemmilta, terveydenhuollosta ja koulun/päiväkodin henkilökunnalta saaduista tiedoista. Henkilötietoon rinnastettavissa olevia tietoja saadaan myös esimerkiksi perustietolomakkeista, taustoituslomakkeista, lähetteistä ja mahdollisista muista taustatiedoista.

Asiakkaista tehtävää raportointia tehdään säännöllisesti, ja raporttien koosteet lähetetään aina palvelun maksajan kanssa sovitun tiheyden mukaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tiedon säilytysaika

Tietoja luovutetaan pyydettäessä asiakkaalle, jolla on julkisuuslain 11§ mukaisesti oikeus häntä koskeviin asiakirjoihin poikkeuksena asiakirjat, joista tiedon antaminen olisi vastoin erittäin tärkeää yleistä etua taikka lapsen etua tai muuta erittäin tärkeää yksityistä etua. Henkilöllä on oikeus saada informaatiota siitä, mihin hänen tietojaan käytetään EU tietosuoja-asetus 679/2016, 16-17 artikla.

Tietoja luovutetaan pyydettäessä maksajalle, joka on tilannut asiakasprosessin.

Kaikista tietojen luovutuksista ja tarkastamisista tehdään merkintä asiakkaan asiakirjoihin tai raportteihin sekä henkilötietojen tarkastus- ja korjauslomakkeelle.

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuoliselle. Luovuttaminen on kuitenkin mahdollista perusteltua käyttötarkoitusta varten (viranomaiset).

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Henkilötietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteetMANUAALINEN AINEISTO

Asiakkaaseen liittyvä manuaalinen aineisto säilytetään toimistossa, papereille varatussa lukitussa arkistokaapissa, johon vain Toimintaterapia Amikon yrittäjällä on pääsy.

SÄHKÖINEN AINEISTO

Asiakasrekisteri on sähköisessä muodossa Finnish Net Solutions Oy:n toimittamassa Diarium-potilaskortisto- ja laskutusohjelmassa. Asiakkaan lähettämät kuvat ja esitiedot käsitellään suojatun sähköpostiyhteyden kautta ja tallennetaan osaksi potilaskortistoa.

Asiakkaaseen liittyvän sähköisen aineiston käsittely on vain yrittäjän käytössä. Tietoverkko ja palvelimet, joilla tieto sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja virustorjuntaohjelmalla sekä salasanalla.

Henkilötietojen käsittelyyn on oikeus yrittäjällä itsellään, joka tarvitsee tietoja työtehtävien suorittamiseen. Rekisteritiedot on suojattu organisaation ulkopuolisilta teknisillä ratkaisuilla ja sovelluksilla. Sähköiseen järjestelmään (Diarium) on pääsy salasanan kautta, kuten myös tietokoneelle ja hyvinvointialueen palvelusetelijärjestelmään.

Rekisterinpitäjä ilmoittaa mahdollisista tietoturvaloukkauksista suoraan tietosuojavaltuutetulle ja niille asiakkaille, joita tietovuoto koskee voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti 72h kuluessa häiriötilanteen huomaamisesta.

10. Tarkastusoikeus Jokaisella rekisterissä olevalla on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa. (EU 2016/679:n 15. artikla).

Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriä ylläpitävään tämän asiakirjan kohdassa kaksi olevaan osoitteeseen. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista.

Tarkastuspyynnöt kirjataan muistiin, tässä kirjauksessa näkyy tarkastuspyynnön esittäneen nimi, tarkastuspyynnön päivämäärä, tarkastuksen päivämäärä ja se havaittiinko henkilötiedoissa korjaustarpeita.

11.Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista Rekisteröidyllä on oikeus vaatia asiakasrekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista. (EU 2016/679:n 16. ja 17. artikla).

Tiedon korjaamispyynnöt osoitetaan kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriä ylläpitävään tämän asiakirjan kohdassa kaksi mainittuun osoitteeseen. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen korjaamista tai poistamista.

Korjauspyynnöt ja korjauksen kohde kirjataan erilliselle lomakkeelle.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietonsa siirrettäväksi sähköisessä muodossa toiselle palveluntarjoajalle. Rekisteröity ilmoittaa sähköpostin, johon tiedot voidaan siirtää. Asiakasraportointiin liittyvää dokumenttia ei siirretä sähköpostitse.

Rekisteröidyllä on lainmukainen oikeus peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn antamansa suostumus. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Toimintaterapia Amiko ei luovuta asiakastietoja kolmansille osapuolille.

Rekisteröidyn pyyntö, suostumuksen peruutus ja kielto osoitetaan rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle kohdassa kaksi oleviin yhteystietoihin. Pyynnöt ja peruutukset tulee tehdä rekisteröidyn allekirjoituksella varustettuna kirjallisesti.

Asiakas- ja yhteistyökumppanirekisterin tietoja säilytetään toistaiseksi.

Rekisterinpitäjä säilyttää muita rekisteröityjä henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti ja vain niin kauan, kuin niiden säilyttäminen on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi.

Tietoja voidaan säilyttää kirjanpito-, ja sosiaali- ja terveysalan pakottavasta lainsäädännöstä johtuen kyseisen lain säännösten mukaisesti myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, vaatia tietojensa käsittelyn rajoittamisesta sekä tehdä valitus tietosuoja-asioiden valvontaviranomaiselle www.tietosuoja.fi. tai https://www.tietosuoja.fi/fi/index/materiaalia/lomakkeet/tarkastuspyyntojakorjaamisvaatimus.html

Tietoja käsittelevä taho on Toimintaterapia Amiko.